Beni Rufer, Partner bei Götz & Rufer, erzählt seine Erfahrungen zur Digitalisierung im Treuhand-Bereich. Er möchte mit seiner Firma dem digitalen Wandel stets einen Schritt voraus sein.
Beni, was interessiert dich an der Digitalisierung in der Treuhand-Branche besonders?
Die Automation von Workflows ist für mich sehr wichtig. Prozesse werden optimiert, Fehlerquellen minimiert und eine optimale Übersicht der Fristen und Pendenzen gewährleistet; alles rationelle Arbeitserleichterungen dank Digitalisierung. Hinzukommt der wertvolle papierlose Buchhaltungsablauf. Ein weiteres Plus stellt das neue Treuhand-Kundenportal von Dorean dar. Dieses schliesst aus meiner Sicht eine sehr relevante Lücke im digitalen Wandel. Mit diesem Portal wird eine digitale und zeitnahe Kommunikations-Plattform zwischen Treuhänder und Endkunde geschaffen. So haben Treuhänder und Endkunde rund um die Uhr Zugriff auf die aktuellsten Versionen aller Dokumente und Prozessschritte.
Welche 2 Digitalisierungsmassnahmen haben die Produktivität in deinem Unternehmen am meisten erhöht?
Einerseits sicherlich das konsequente Umgehen der Archivierung von Akten. Andererseits bietet das DMS M-Files weit mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten. M-Files bildet ganze Treuhand Prozesse ab, aus denen wiederum Pendenzen und Fristen zur Planung generiert werden. Das vereinfacht Prozesse sehr und sorgt für eine grosse Portion mehr Effizienz im Alltag. Für unser Unternehmen zeichnet sich die erhöhte Produktivität beispielsweise im Mehrwertsteuer-Prozess ab. Es spart eine Menge Zeit, da der Versand der MwSt-Abrechnungen umgehend automatisch an unsere Kunden verschickt werden.
Welche wichtigste Massnahme empfiehlst du, damit das Team bei der Digitalisierung mit an Bord ist und aktiv mitmacht?
Es scheint mir wichtig, dass alle involvierten Menschen im Unternehmen von Anfang an ein Verständnis dafür entwickeln, dass die digitale Transformation ein grosses Projekt ist. Digitalisierung im Unternehmen bedeutet auch zeitliche Ressourcen zu investieren. Umso wichtiger erscheint mir gerade deshalb die Digitalisierung Häppchenweise umzusetzen. Mit diesem Vorgehen kann man sicherstellen, dass die digitale Veränderung Stück für Stück durch die gesamte Unternehmensstruktur wächst. Schlussendlich sehe ich so eine Möglichkeit, dass das Team nicht überfordert wird und eine schrittweise Umstellung viel mehr Freude bereitet.
Beni, weshalb habt ihr euch genau für Dorean entschieden?
Es gibt kein vergleichbares Unternehmen mit Spezialisierung auf die treuhandspezifische Digitalisierung, welches für mich glaubwürdig erscheint. Die Vision und Ideen haben mich von Anfang an überzeugt. Natürlich war es damals auch ein kleines Wagnis sich für eine Firma zu entscheiden, die gerade erst vor der Gründung steht. Was soll ich sagen, es hat einfach gepasst und passt auch heute noch wunderbar. Wir haben zusammen mit Dorean die digitale Transformation im Unternehmen stark voran getrieben. Das ermöglicht ein autonomes und ortsunabhängiges Arbeiten. Es ist mir möglich, sicher und geschützt von überall auf meine Daten zuzugreifen. Ein weiterer Pluspunkt ist die Übersicht aller Fristen und Pendenzen. Ich weiss immer genau, welche Arbeiten anstehen und welche Fristen eingehalten werden müssen. Das ist für mich ein ausgezeichnetes Führungsinstrument , ich kann die Qualität unserer Arbeit vor allem auch betreffend Fristen zu sicherstellen.
Was möchtest du anderen Treuhändern mit auf den Weg geben?
Es führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Anfänglich ist die digitale Transformation zwar mit finanziellen, emotionalen und zeitlichen Ressourcen verbunden. Aus diesem Grund ist es essentiell, einen professionellen Partner rund um das Thema Digitalisierung an seiner Seite zu haben, um strukturiert und fachversiert durch den Digitalisierungs-Jungel geführt zu werden. Mir ist es wichtig, dass meine Firma Götz & Partner den Zug des digitalen Wandels nicht verpasst. Dies macht uns auch zu einer attraktiven Wahl für unsere Endkunden aber auch für Fachkräfte. Gerade Themen wie Homeoffice sind auf dem Arbeitsmarkt gefragt und können durch die Digitalisierung auch im Treuhandbereich problemlos angeboten werden. Durch die Digitalisierung kann nun auch im Treuhandbereich die Arbeit von zu Hause problemlos angeboten werden – dies ist ein möglicher entscheidender Unterschied bei der Wahl eines Kanditaten zugunsten von uns als Arbeitgeber.