Dorean - der M-Files Spezialist für Treuhänder

Analysieren

Dorean setzt auf eine umfassende Analyse ihrer Firma und Arbeitsumgebung. So identifizieren wir dein Potenzial und können die perfekte Lösung für dich finden.

Umsetzen

Wir setzen mit dir deine Ideen um und schöpfen dein Potenzial aus. Wir helfen dir deine
IT-Infrastruktur zu modernisieren und digitale Kompetenzen in deiner Firma auszubauen.

Begleiten

Unsere Arbeit hört nicht nach der Umsetzung auf, wir begleiten dich bei der Implementierung sowie Wartung der Systeme. (M-Files und Abacus)
Mit der modularen Vorgehensweise von Dorean Schritt für Schritt die interne Effizienz steigern und die Marktattraktivität verbessern.

Über M-Files

M-Files ist das führende Enterprise Content Management (ECM) System für den Schweizer Treuhänder. Neben einer revisionssicheren Dokument Ablage punktet M-Files auch in den Bereichen CRM/Stammdatenverwaltung und Aufgabenverwaltung (Standardisierung bzw. Automatisierung von Abläufen).

M-Files eignet sich für Unternehmen von 5 bis zu mehreren 10'000 Mitarbeitern. Als international erfolgreicher Konzern hat M-Files die finanzielle Kraft und Ausdauer, um mit den allerneusten Technologien Schritt zu halten (KI, Machine Learning etc.).

Die Dorean Treuhand Konfiguration für M-Files wurde 2017 von einem innovativen Schweizer Treuhänder entwickelt und von da an stetig verbessert.

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M-Files: Dokument Management System (DMS)

Die Ablage in einer Windows Explorer Ordnerstruktur ist zwar sehr einfach verständlich, hat aber folgende Nachteile:

  • Keine revisionssichere Ablage: es besteht keine Kontrolle darüber, wer das Dokument zu welchem Zeitpunkt wie verändert hat. Auch ist nicht klar, ob Inhalte aus Ordnern gelöscht wurden. Aus diesen Gründen sieht der Gesetzgeber eine Ablage in Windows Explorer als nicht revisionssicher an. Eine physische Aufbewahrung von gewissen Dokumenten ist zwingend nötig.
  • Mehrfach Ablage: Teilweise ist es nötig, ein Dokument in mehreren Ordnern abzulegen. Z.B. möchtest Du einen Vorsorgeauftrag als Dauerakte ablegen, aber zusätzlich noch im Jahr 2018. Das geht nur mit Duplikaten wo das Risiko besteht, dass später nicht mehr klar ist, wo das Master Dokument liegt.
  • Standardisierung: Wo und mit welchem Namen ein Dokument gespeichert wird, ist dem Interpretationsspielraum des Benutzers überlassen. Das System kann nicht prüfen, ob das Team Dateien konsistent nach dem gleichen Konzept ablegt. Was für Kollege Hans richtig erscheint, kann Kollege Fritz anders sehen.
  • Relevante Dokumente identifizieren: das beste Beispiel hierfür ist die AHV Revision, welche mindestens alle 5 Jahre stattfindet. Dokumente müssen dafür einzeln aus Ordnern zusammengesucht werden. Windows Explorer bietet keine Option, um Dokumente als relevant für die AHV Revision zu markieren.
  • E-Mails: E-Mail Nachrichten könnten zwar einzeln in Ordern gespeichert werden, dies ist aber äusserst mühsam und die Suche nach einer spezifischen E-Mail Nachricht nahezu unmöglich. Als Konsequenz speichern die meisten Treuhand Mitarbeiter ihre E-Mails in einer Ordnerstruktur in Outlook. Das Teilen von Information über das Unternehmen hinweg findet nicht statt.
  • Änderungen rückgängig machen: Überschreibe ich ausversehen wichtige Daten oder Texte in einer Datei, können diese nur durch eine aufwändige Rückholaktion mit dem IT Dienstleister wiederhergestellt werden. Oft stellt sich dann die Frage: mache ich es nochmals oder investiere ich in die Wiederherstellung?

Sämtliche oben beschriebenen Einschränkungen von Windows Explorer sind mit M-Files gelöst. Daneben ist die Suche nach Dokumenten um ein vielfaches effizienter. Die Speicherung in M-Files erfolgt nicht an einem "Ort", sondern mit sogenannten "Metadaten" bzw. "Eigenschaften". Für alle Dokument Typen können Pflichtfelder definiert werden, welche beim Speichern ausgefüllt werden müssen. Beispielsweise muss bei einer MWST Abrechnung die Periode (Monat/Quartal/Semester) ausgefüllt werden, was beim Speichern einer Steuererklärung natürlich nicht nötig ist. Damit ist über das ganze Team sichergestellt, dass Dokumente nach den gleichen Standards abgelegt werden. Neue Mitarbeiter werden vom System geführt und legen Dokumente automatisch korrekt ab.

DMS

M-Files: Prozesse und Automation

60-70% der Arbeiten eines Treuhänders sind repetitiv und laufen neben kleineren Kundenspezifischen Anforderungen immer nach dem gleichen Schema ab. Solche Prozesse sind z.B.:

  • Hauptbuchhaltung:
    • Jahresabschlüsse von Personen- und Kapitalgesellschaften
    • MWST Abrechnungen
    • MWST Umsatzabstimmungen
    • MWST Revision
    • Kreditorenverarbeitung
  • Lohnbuchhaltung:
    • Lohnlauf
    • Lohn Endjahresverarbeitung (Lohndeklarationen)
    • Lohn QST/BVG Meldungen
    • Lohn Revision (AHV/SUVA /GAV/FAR/..)
  • Steuern
    • Steuererklärungen für nat. und jur. Personen
    • Prüfung und Behandlung von Steuerauflagen und Steuerrechnungen
    • Jährliche Meldung von Spesenreglementen and das Steueramt

Die meisten dieser Prozesse (ausser Revisionen) sind sogar planbar und treten in der gleichen Periode immer wieder auf.

Wie planst Du die repetitiven Aufgaben in deinem Unternehmen und stellst du Output Qualität sicher?

Die meisten Treuhänder benützen diese Lösung:

  • In einem Excel Sheet werden alle Kunden aufgeführt und die repetitiven Arbeiten vermerkt bzw. nach Erledigung abgehackt. Im schlimmsten Fall führt jeder Mandatsleiter selber eine solche Liste. Eine Planung über das Unternehmen hinweg, um Über- oder Unterlast zu vermeiden, ist extrem aufwändig.
  • Arbeitsanweisungen bzw. Checklisten liegen als Excel oder Word Dokumente bereit, damit eine konstante und hohe Outputqualität von jedem Mitarbeiter garantiert werden kann. Aus unserer Erfahrung kommen nur wenige Treuhandunternehmen auf ein solch strukturiertes Level. Checklisten sind allenfalls vorhanden, werden aber inkonsistent bzw. gar nicht benützt.

M-Files eliminiert diese Herausforderungen komplett und bringt mit folgenden Funktionalitäten die Abläufe des Unternehmens auf ein anderes Level:

  • Arbeitsverwaltung: Repetitive Arbeiten (z.B. Lohnlauf) werden vom System automatisch generiert und an die richtige Person zugewiesen. Fällt ein Teammitglied krankheitshalber aus oder verlässt das Unternehmen, können aktuelle und zukünftige Arbeiten mit wenigen Mausklicks umgeteilt werden.
  • Prozesse: Hinter jeder Arbeit (z.B. MWST Abrechnung) kann ein Prozess bestehend aus Workflow und Checkliste hinterlegt werden. So kann eine konsistente und hohe Outputqualität über das ganze Team hinweg sichergestellt werden. Dank stark vereinfachten Reviewprozessen nimmt die Delegation vom Mandatsleiter an den Sachbearbeiter automatisch zu. Der Mandatsleiter wird entlastet und setzt die freigewordene Zeit für pro-aktive Beratungen seiner Kunden ein.
  • Automation: Gewisse Arbeiten im Prozess lassen sich vom System automatisieren. Zum Beispiel wird bei der Generierung der Aufgabe für die Erledigung der MWST Abrechnung automatisch ein E-Mail an den Kunden verschickt mit der Aufforderung, die nötigen Unterlagen einzureichen. Der Effekt ist für viele Treuhänder überraschend: Die meisten Kunden liefern Unterlagen früher und ohne Aufforderung an. Beim Abschluss einer Arbeit kann das Resultat vom System automatisch aufbereitet werden (z.B. PDF Konvertierungen) und an den Kunden verschickt werden. Sind Schnittstellen bei Behörden vorhanden, können Daten automatisch und ohne Aufwände übermittelt werden.

Checkliste Automation mit M-Files
5
Solutioneers
1
globale Vision
99
Spass
100  %
Kompetent

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