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M-Files für Treuhänder im Interview

M-Files im Einsatz – das sind die Erfahrungen

Christian Hobi, Mandatsleiter bei treuhand-kanzlei ag erzählt im Interview seine Erfahrungen zu M-Files im Bereich Treuhand.

Was bedeutet digitale Transformation in der Treuhand-Branche für dich?

Die Arbeitswelt wird schneller und agiler werden. Die digitale Transformation wird unseren Fachbereich in den kommenden 5 bis 10 Jahren fundamental verändern. Sich wiederholende Aufgaben werden durch Automatisierung und Künstliche Intelligenz unterstützt oder ganz übernommen. Das primäre Ziel muss dabei die Optimierung der Zusammenarbeit mit dem Kunden sein. Dafür braucht es von den Unternehmen eine klare digitale Strategie, digital ausgerichtete Dienstleistungen und entsprechende Prozesse. Ich sehe es als eine grosse Chance neue Geschäftsfelder zu ergründen und die Dienstleistungsangebote zu erweitern.

Welches ist aus deiner Sicht die wichtigste Massnahme, um das Team für die digitale Transformation zu begeistern?

Die digitale Transformation ist ein Change Prozess. Deshalb ist es aus meiner Sicht unerlässlich, dass die Mitarbeiter*innen von Beginn an optimal einbezogen werden. Workshops zu diesen Themen schaffen Sensibilisierung und Wissensvermittlung für die Mitarbeitenden. Dadurch können auch Ängste und Vorurteile abgebaut und nötige Skills vermittelt werden. Ebenso wichtig ist für mich persönlich auch das Vorleben durch die Führungs-Crew. Es hat sich gezeigt, dass mit einer gesunden und neugierigen Einstellung der Schlüsselpersonen die grosse Mehrheit des Teams begeistert und optimal durch den Prozess begleitet werden kann.

Was sind deine Beweggründe M-Files einzusetzen?

Der Markt bietet eine Vielzahl an Dokumenten-Management-Systemen. Oft deckt das Angebot die Bedürfnisse der Treuhänder nicht vollständig ab. Mit M-Files haben wir ein DMS integriert, welches unsere Bedürfnisse optimal abdeckt und weit mehr bietet als nur eine revisionssichere digitale Ablage. Bei der Evaluierung war uns vor allem wichtig, dass bereits eingesetzte Software einfach integriert werden kann. So können wir beispielsweise Prozesse durchgängig abbilden und Aufgaben verwalten. Zudem sind die Prozesse skalierbar und wir konnten merklich an Effizienz und Agilität im Alltag gewinnen.

Welchen Mehrwert erhält deine Firma mit M-Files im Arbeitsalltag?

Der schnelle Zugriff auf alle Daten und Dokumente erleichtert uns die Zusammenarbeit mit den Kunden und ermöglicht ein autonomes und ortsunabhängiges Arbeiten für die Mitarbeiter. Vor allem die strukturierte Datenablage vereinfacht einzelne Arbeitsschritte enorm, dennoch hat man mit M-Files ein Instrument mit welchem auch Spezialfälle smart abgebildet werden können. Ein weiterer Pluspunkt ist der vollständige Zugriff auf alle Archivdaten. Mittels intelligenter Suchmöglichkeiten werden auch Archivdokumente problemlos und effizient gefunden.

Was möchtest du anderen Treuhändern mit auf den Weg geben?

Die digitale Transformation ist ein komplexes und umfassendes Thema. Ich empfehle jedem Unternehmen sich intensiv mit der digitalen Transformation und den damit verbundenen Möglichkeiten auseinander zu setzen. Eine ruhige Herangehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg, für den Kunden, die Mitarbeiter und das Unternehmen. Es ist hilfreich, die Bedürfnisse der Kunden und Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen. Als erstes empfehle ich mittels einer Auslegeordnung einen Überblick zu gewinnen. Eine durchdachte Umsetzungsstrategie sollte dem Drang weichen, gleich alles auf einmal umzusetzen zu wollen.

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