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Der Weg zu digitalisierten Arbeitsprozessen
Digitalisierung

Der Weg zu digitalisierten Arbeitsprozessen

Wie kann die Digitalisierung von Arbeitsprozessen im eigenen Unternehmen erfolgreich vorangetrieben werden? Und wie nutzt man schliesslich die damit verbundenen Chancen? Die Kunst besteht darin, eine solide strategische Planung und eine pragmatische Umsetzung in Etappen miteinander zu verbinden.

 

Fakt ist, dass die Digitalisierung von Arbeitsprozessen heutzutage die Mehrheit der Unternehmen betrifft. An konkreten Beispielen wie Firmen ihre Geschäftsabläufe mit digitalen Lösungen automatisieren, vereinfachen, beschleunigen und effizienter gestalten, fehlt es nicht. In der Gesamtbetrachtung stellt man jedoch grosse Unterschiede fest. Während einzelne Branchen und Firmen auf dem Weg der digitalen Transformation schon weit fortgeschritten sind, gibt es viele, die noch hinterherhinken. Das Problem: Unternehmen wissen nicht, wie das Thema Digitalisierung angegangen werden soll. Vor lauter Bäumen sehen sie den Wald nicht mehr, durch welchen man doch einen Weg finden sollte.

 

Die richtigen Fragen stellen

 

Der Weg zum Erfolg beginnt, indem man sich auf die wesentlichen Fragen konzentriert. Es gilt, im Dickicht von Schlagworten, Informationen und Hörensagen ein Verständnis für die relevanten Aspekte zu entwickeln. Es ist wichtig, einen Überblick der zielführenden Optionen zu gewinnen – und dann die richtigen Schlüsse für das eigene Unternehmen zu ziehen. Nachfolgend fünf Fragen welche man sich stellen sollte:

 

  • Was ist das Ziel? Welche unternehmerischen Ziele stehen im Vordergrund? Wo liegt für unser Unternehmen das grösste Potenzial, um auf lange Sicht Mehrwert zu schaffen und die Effizienz zu steigern? Wo stehen unsere Mitbewerber? Welchen (Zusatz-)Nutzen wollen wir unseren Kunden bieten? Was bringt uns aus betriebswirtschaftlicher Sicht vorwärts?

  • Wie steht es um das digitale Mindset der Mitarbeitenden? Die digitale Transformation beginnt im Kopf. Wandel und neue Blickwinkel kann man nicht verordnen. Gerade in kleineren Organisationen ist die Haltung der Beteiligten ausschlaggebend. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden früh in den Prozess einzubinden und auf die digitalen Veränderungen zu sensibilisieren, vorhandene Stärken zu nutzen und allfällige Wissenslücken oder Widerstände zu überwinden.

  • Wo stehen wir mit unserer IT- und Softwareumgebung? Wie sind die verschiedenen Arbeitsprozesse heute miteinander verknüpft? Wo liegen Fehlerquellen, wo entstehen Reibungsverluste, wo schlummert zusätzliches Potenzial? Welche Informations- und Kommunikationssysteme stehen im Einsatz? In welchem Ausmass werden allenfalls schon ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) genutzt, um unsere Wertschöpfungskette zu kontrollieren und zu steuern?

  • Wo setzen wir die Prioritäten und wo fangen wir an? In der Planung braucht es die nachhaltige Perspektive – eine Vision, die auf das langfristige Gedeihen der Firma in einem kompetitiven Umfeld ausgerichtet ist. Gleichzeitig muss aber eine rasche Umsetzbarkeit sichergestellt sein. Es ist hilfreich den Transformationsprozess in Etappen einzuteilen, die möglichst zeitnahe angepackt und dann schrittweise umgesetzt werden können.

  • Welche technische Lösung ist die richtige? Die Auseinandersetzung mit Unternehmenszielen, Arbeitsprozessen, Prioritäten und Etappen mündet in der Suche nach dem richtigen Anbieter beziehungsweise nach dem geeigneten technischen System. Ein zentraler Erfolgsfaktor hierbei ist ein strukturiertes, detailliertes Anforderungsprofil. Es hält die sachlichen Ansprüche und die Prioritäten fest und vereinfacht die Evaluation der optimalen Lösung erheblich. Dies ist umso wichtiger, da die Anzahl der Anbieter und Lösungen gross ist.

Es empfiehlt sich, für eine zielgerichtete Auseinandersetzung mit den fünf skizzierten Fragen externe Experten beizuziehen: Spezialisten, die sich einerseits mit den Fakten und Möglichkeiten auskennen (Betriebswirtschaft, Prozesse, IT- und ERP-Systeme), aber auch Faktoren wie Mitarbeiter und Kundenoptik einbeziehen, die in jedem Transformationsprozess eine wichtige Rolle spielen.

 

Bewährte Ansätze in der Umsetzung

 

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Dies gilt auch, wenn es um die digitale Transformation geht. Aber bei aller Unterschiedlichkeit zeigen sich in der Praxis bestimmte Ansätze, an denen man sich orientieren kann, wenn man die Reise in die Digitalisierung startet:

 

  • An erster Stelle steht immer der Faktor Mensch. Deshalb gehört die Frage nach der digitalen Affinität und nach der Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden früh auf den Tisch. Genauso wichtig ist diesbezüglich die Kundenseite. Es ist relevant zu wissen, wie die Kunden zur Digitalisierung stehen und was ihre Erwartungen (oder Befürchtungen) sind. Sind sie beispielsweise schon bereit, auf digitale Lösungen wie ein Kundenportal zu wechseln?

  • Ein weiterer zentraler Teilbereich ist die Aufarbeitung der Prozesse. Was für Grundprozesse hat mein Unternehmen? Welche davon lassen sich in einem System aufzeichnen und/oder sogar verändern? Das geht vom vermeintlich banalen Postdienst bis hin zum Erstellen eines aussagekräftigen monatlichen Finanzreportings. Diese Phase ist sehr komplex und kann vor allem bei KMU nur in Teilschritten und mit Unterstützung von Dritten – die Entlastung und eine externe Sichtweise gewährleisten – bewältigt werden.

  • Erst wenn die zwei Themenbereiche Mensch und Prozesse geklärt sind, kommen die «Tools» ins Spiel, sprich die Softwares. Wer eine bestimmte Software als Ausgangspunkt nimmt, zäumt das Pferd von hinten auf. Grundsätzlich empfiehlt sich für KMU, bewährte und standardisierte Lösungen zu wählen, welche somit eine solide Basis bietet. Es ist wichtig zu beachten, dass die Lösung in einem späteren Schritt weiter konfiguriert oder sogar weiterentwickelt werden kann. Dies erlaubt dem Unternehmen die Software mit anderen Softwares sowie Systemen zu verbinden. Der Weg über eigene Programmierungen und der damit verbundene Anpassungsbedarf entpuppt sich fast immer als teure Sackgasse. Aber aufgepasst – auch bei der Beurteilung der Verkaufsversprechen, die Sie von den verschiedenen Anbietern hören, gehört eine erfahrene (externe) Fachperson mit an den Tisch! Ob Sie ein System wählen, das präzise zu Ihren Voraussetzungen passt oder nur so ungefähr, macht in der Implementierung einen entscheidenden Unterschied.

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