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Die digitale Dokumentenablage
Digitalisierung

Die digitale Dokumentenablage

Ein Mitarbeiter braucht, laut diversen Studien, durchschnittlich 12 Minuten, um ein Papier zu finden, mit einer gut organisierten digitalen Lösung kann dieser Vorgang auf wenige Sekunden herunter gebrochen werden. Doch welche weiteren Vorteile bringt eine digitale Dokumentenablage?

 

Stetige Verfügbarkeit

Die Dokumente sind zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus verfügbar. Sie könne von jedem Gerät aus angesehen, bearbeitet und weitergesendet werden. Durch die dezentrale Verfügbarkeit der Dokumente kann viel Zeit gespart werden und effizienter gearbeitet werden. Ebenfalls können die Dokumente, je nach Zugriffsberechtigungen, von den Arbeitskollegen angesehen und bearbeitet werden. Somit werden Wartezeiten auf Dokumente minimiert und ein flexiblerer Umgang mit den Dokumenten möglich gemacht. Dies macht auch die Kommunikation simpler und schneller.

 

Ressourcen und Kosten minimieren

Das Drucken von Dokumenten kann sehr schnell sehr teuer werden. Doch nicht nur das Papier kostet, sondern auch die nötigen Ressourcen wie der Drucker, die Farbe und der Platz im Office. Durch die eine digitale Dokumentenverwaltung und -bearbeitung werden Ressourcen wie Gerät, Farbe und Papier überflüssig. Weiter werden die Dokumente elektronisch versendet, dies bedeutet, dass man sich auch die Kosten für den Versand sparen kann. Das Sparen der Materialien wirkt sich auch positiv auf die Umwelt aus, denn so kann der Papierverbrauch stark verringert werden.

 

Dokumente ordnen

Eine digitale Datenablage bringt ohne grossen Aufwand Struktur in die Dokumente und vereinfacht das Finden von gewissen Dokumenten durch Suchfunktionen, die ganze Ordner durchsuchen können. Durch eine einheitliche Benennung der Dokumente und strukturierte Ablage wird viel Zeit gespart.

 

Zuständigkeiten und Versionen

Schnell ist es passiert das man eine alte Version auf dem Schreibtisch hat und nicht weiss wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat. Durch die online Ablage werden Bearbeitungsschritte stets angezeigt und die neuste Version anhand vom Datum ersichtlich.

 

Kommentieren und Vorschläge in Dokumenten

Auf dem Computer kann genauso einfach kommentiert werden wie auf einem Blatt Papier. Somit können Notizen schnell von einer Person zur nächsten gesendet werden und verarbeitet werden. Dies spart viel Zeit und braucht kein unnötiges Papier.

 

Fazit

Einer der Hauptgründe auf eine digitale Dokumentenablage umzusteigen ist die Zeitersparnis und somit die effizientere Arbeitsweise. Dokumente können schneller bearbeitet werden und an entsprechende Personen gesendet werden. Weiter kann ein papierloses Office Ressourcen sparen und so nachhaltig mit der Umwelt umgehen. Ein weiterer Grund dem Papier Lebewohl zu sagen, sind die monetären Einsparungen, welche generiert werden können.

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