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Tools fürs Home Office – Wie Dorean durch die Corona-Zeit kommt
Abacus, Digitalisierung, DMS, ERP, M-Files

Tools fürs Home Office – Wie Dorean durch die Corona-Zeit kommt

Auf Geheiss des Bundesrates dürfen wir momentan unser Home Office geniessen.

Wir stellen in diesem Artikel unsere Home Office-Philosophie, Tools und Arbeitstechniken vor und verraten euch, wie wir bei Dorean auch mit Home Office problemlos und mit hohem Output weiterarbeiten können:

1. Philosophie

Home Office war bei Dorean schon vor Corona eine Selbstverständlichkeit. Alle unsere Mitarbeiter können jederzeitwe cannot solve our problem with the same thinking we used when we created them. Home Office machen oder werden sogar dazu angehalten, da wir an unserem Standort in Zürich mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze haben.

Im Zentrum unserer Unternehmensphilosophie steht der Output jedes einzelnenNICHT die Präsenzzeit wie das noch immer in vielen CH-Unternehmen üblich ist. Wir arbeiten somit Leistungs- und nicht Anwesenheitsorientiert, was den Mitarbeitern viel Freiraum gewährt. Diese Philosophie erfordert allerdings von jedem Mitarbeiter auch enorm viel Selbstdisziplin und Eigenverantwortung. Nur Personen, welche diese Eigenschaften besitzen, sind bei uns am richtigen Ort.

Wenn ihr diese Philosophie bis anhin noch nicht im Unternehmen eingeführt habt, dann habt ihr jetzt die Chance (und die Zeit 😊), euch Gedanken zu machen und Anpassungen vorzunehmen, um in Zukunft den Zeitgeist der aktuellen Generation zu treffen.

2. Wer hütet das Telefon im Büro?

Rate mal, wie viele Festnetz Telefone wir im Büro haben? Ja richtig – keines 😊 Trotzdem ist unser Beratungsteam und die Altes TelefonSupporthotline mit einer Festnetznummer erreichbar. Ausserhalb der Bürozeiten wird automatisch der Pikettdienst aktiviert.

Wie ist das möglich?

Moderne Telefonanlagen wie 3CX funktionieren in der Cloud und leiten Anrufe auf eine App auf dem Mobiltelefon weiter. Je nach Auswahl/Bedürfnis des Anrufers wird der Anruf an eine definierte Person (z.B. Pikettdienst) oder eine Gruppe von Personen (z.B. Supporthotline) weitergeleitet. Ob wir nun im Büro, in Spanien am Strand oder zuhause im Home Office das Telefon abnehmen, spielt keine Rolle. Erreichbar sind wir überall.

3. Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten

Grundsätzlich brauchen wir folgende Funktionen, um verschiedene Personen (Kunden, Mitarbeiter) an verschiedenen Standorten zu verbinden:

  • Video Konferenz – man will ja sehen, ob sein gegenüber noch im Pyjama steckt 😉
  • Ton Übertragung (Audio)
  • Bildschirm teilen (Screen Sharing), Meeting Teilnehmer sollen optional Zugriff auf den freigegebenen Bildschirm haben, damit man z.B. ein Dokument zusammen editieren kann.
  • Whiteboard – auf dem freigegebenen Bildschirm zeichnen.
  • Chat

Dorean nutzt und empfiehlt folgende Tools für die Remote Zusammenarbeit:

  1. Microsoft Teams: für Video/Audio Calls und Bildschirm teilen. Die Gratis (Freemium) Version ist zwar auf 1:1 Calls/Videokonferenz beschränkt, Microsoft hat diese Beschränkung jedoch bis zum Ende der COVID-19 Krise aufgehoben. Die Komplexität von Microsoft Teams ist eher hoch, man muss sich etwas Zeit nehmen, um alles zu verstehen. Zusätzlich braucht jede eingeladene Person einen Account bei Microsoft, was natürlich ein Nachteil ist.
  2. Team Viewer: super einfache Software, um am gleichen Bildschirm ein Dokument zu reviewen bzw. zu bearbeiten. Alle Teilnehmer können klicken und schreiben. Wir kennen keine Software, welche das Co-Authoring gleich komfortabel und einfach unterstützt wie TeamViewer. Während der COVID-19 Krise erlaubt TeamViewer, die freie private Version auch für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Danach ist die Lizenz für die geschäftliche Version eher teuer.
  3. Jitsi (https://meet.jit.si/): Einfacher geht’s nicht! Richte einen Link ein (z.B. meet.jit.si/MeinMeetingName) und verschicke diesen an alle Teilnehmer. Ein Klick darauf reicht, um am Meeting teilzunehmen – gratis, Open-Source, einfach, cool! Audio, Video und Screen Sharing inklusive.
  4. Slack – Alternative zu Whatsapp für die Business Welt, damit die private und geschäftliche Kommunikation klar getrennt werden kann. Benützen wir hauptsächlich als Chat Tool im Unternehmen.
Jitsi Screenshot

4. Dokumente – Wer darf welchen Bundesordner nach Hause nehmen?

Nicht digitalisierte Dokumente

Bei Dorean arbeiten wir grundsätzlich nur mit elektronischen Dokumenten, welche auch im Home Office zur Verfügung stehen.

M-Files als Dokumentverwaltungstool (DMS) und CRM hilft uns dabei, Ordnung zu halten, eine revisionssichere Ablage zu gewährleisten und jedes Dokument sekundenschnell zu finden.

Die Hauptfrage für uns war, ob uns der Gesetzgeber dazu verpflichtet, einzelne Dokumente physisch aufzubewahren. Ok zugegeben, hier haben wir uns vom modernen Treuhänder beraten lassen.

Die Antwort: Ausser Spezialdokumente (z.B. ein Testament) gibt es heute keinen Grund mehr, ein Dokument physisch aufzubewahren.

Warum?

  • Die qualifizierte elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen gemäss dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) seit 2003 gleichgesetzt. Eine solche Signatur kann in ein PDF Dokument integriert werden. Damit kann jede Art von Vertrag elektronisch gespeichert werden.
  • Amtlich beglaubigte Dokumente (z.B. Statuten) sind über Ämter bei Bedarf jederzeit replizierbar und müssen daher nicht zwingend physisch abgelegt werden.
  • Grundsätze der Aufbewahrung gem. Obligationenrecht (Art. 958f OR): Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Wichtig: bei elektronischer Aufbewahrung muss sichergestellt werden, dass Daten nicht verändert werden können. Dies ist mit einem DMS wie M-Files problemlos möglich. Bei einer Ablage in einem normalen Ordner in Windows Explorer besteht dieser Schutz nicht!

Der Bundesrat hat an seiner Sitzung vom 20. November 2019 die E-Government-Strategie Schweiz 2020–2023 verabschiedet. Mit deren Umsetzung soll der digitale Kanal zur ersten Wahl bei der Kontaktnahme mit der öffentlichen Verwaltung werden. Wir gehen daher davon aus, dass elektronisch unterschriebene Dokumente in Zukunft massiv an Bedeutung gewinnen werden. Unsere Systeme sind auf jeden Fall bereit, die entsprechenden Daten zu speichern! 😊

By the way – falls dein Business momentan wegen Corona nicht zu 100% ausgelastet ist: Das ist die Chance, um dein Archiv zu digitalisieren (scannen) und dir Gedanken zu machen, wie ein gesetzeskonformes Speichern dieser Daten aussehen könnte.

5. Austausch von Passwortlisten?

PasswörterFür den Zugriff auf unsere oder Kundeninfrastruktur müssen selektierte Personen im Unternehmen Zugriffe auf Passwörter haben. Der Verlust nur eines Passwortes würde zu einem enormen Reputationsschaden führen und im schlimmsten Fall das Unternehmen existenziell bedrohen. Wir benützen die Applikation 1Password um Passwörter stark verschlüsselt abzulegen und den Zugang auf Passwörter für das Team zu steuern und/oder zu beschränken.

Wir raten jedem Unternehmen – aber auch Privatperson – eine Passwortapplikation zu evaluieren. Sich ein paar Passwörter im Kopf zu merken ist KEINE Option, da so mit Sicherheit ein Passwort mehrmals verwendet wird. Beim Verlust eines Passwortes sind so gleich mehrere Dienste kompromittiert.

6. Fernzugriff auf unsere IT Infrastruktur

Da für uns die Sicherheit und Verfügbarkeit unserer (Kunden)daten ein existenzieller Faktor darstellt, wird unsere Infrastruktur im Rechenzentrum eines CH-Spezialisten betrieben. Mit einer Anbindung des Rechenzentrums von 100Gb/s ist die Verbindung von zu Hause verzögerungsfrei, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig zugreifen.

Safety first

Einen eigenen Server inhouse zu betreiben, macht aus verschiedenen Gründen keinen Sinn für uns:

  • Die Kosten wären exorbitant um die gleiche Verfügbarkeit wie im Rechenzentrum zu erreichen (Stromausfall, Anbindungsgeschwindigkeit, Spiegelung in zweites RZ)
  • Sicherheit – Cloudanbieter stehen unter enormen Druck, Viren und Schädlinge aus der Umgebung fernzuhalten. Die Investitionen in Gegenmassnahmen sind sehr hoch. Viele regionale IT Dienstleister haben schlichtweg keine sauberen Prozesse und Konzepte, um Sicherheit auf höchstem Level zu garantieren.
  • Flexibilität – unsere IT Infrastruktur wächst mit dem Unternehmen. Zusätzliche Leistung ist sofort hinzugeschaltet, ohne dass jemand vor Ort den Server warten muss.

Kontaktiere uns, wenn du mehr zu unseren Tools oder unseren Arbeitstechniken erfahren willst. Wir geben unsere Erfahrung gerne weiter.

Bei Bedarf bringen wir deine IT Infrastruktur, deine elektronische Dokumentablage (mit M-Files) oder dein ERP/FIBU Tool (mit Abacus) auf den neusten Stand der Technik.

Zum Schluss wünschen wir allen gute Gesundheit!

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